Privacy beleid

DressCode, statutair gevestigd in Utrecht [KvK-nummer 55545351], hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. Persoonsgegevens worden door DressCode dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. DressCode tracht zich in alle gevallen aan de eisen die de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) stelt te houden. In dit privacy beleid staat beschreven hoe DressCode persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens zijn in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offlinesystemen waarin persoonsgegevens voorkomen.

Waarvoor gebruikt DressCode jouw persoonsgegevens?

DressCode verwerkt persoonsgegevens met jouw toestemming voor de onderstaande doelen:

• het bijhouden van actuele ledenlijsten van de vereniging;
• de organisatie van activiteiten;
• het uitnodigen en inschrijven voor deelname aan evenementen;
• contact opnemen met potentiële nieuwe leden;
• het beheren en vullen van de website en social media accounts;
• het financiële beheer van de vereniging;
• het versturen van nieuwsberichten en bestuursmededelingen;
• het bijhouden van het archief van de vereniging. Dat betekent, dat de vereniging na beëindiging van het lidmaatschap je naam, je mailadres en de periode van lidmaatschap behoudt (maximaal 2 jaar na beëindiging) om contact te houden voor eventuele bijeenkomsten voor oud-leden.

Welke persoonsgegevens verwerkt DressCode?

DressCode verwerkt de volgende persoonsgegevens:

• voornaam, achternaam en voorvoegsel(s);
• straatnaam, huisnummer, postcode en plaats;
• telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen);
• bedrijf en/of beroep;
• geboortedatum (uitsluitend van leden);
• gegevens over betaalde contributies;
• aanvangsdatum (en beëindigingsdatum) van het lidmaatschap;
• beeldmateriaal van bijeenkomsten van de vereniging op de website;
• registratie van je deelname aan activiteiten via de website.

Deze gegevens zijn opgeslagen in de volgende systemen:

• de website van DressCode: www.dc030.nl Deze website is afgesloten en alleen toegankelijk voor leden
• het digitaal archief (Dropbox) van DressCode. Dit archief is beveiligd met een wachtwoord en alleen toegankelijk voor bestuurs- en commissieleden van DressCode. Dit archief bevat ook verslagen, correspondentie en ledenlijsten.

DressCode bewaart jouw persoonsgegevens uitsluitend om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. Er zijn im- en exportmogelijkheden, om bijvoorbeeld lijsten te maken voor versturen van offline materiaal aan leden. Het is expliciet niet de bedoeling lijsten te exporteren en deze langere tijd te bewaren of door te geven aan mensen die normaliter geen toegang hebben tot die gegevens. Het is de verantwoordelijkheid van degene die deze lijst exporteert en opslaat om te zorgen dat die gegevens correct en veilig worden bewaard en te verwijderen wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn. De gegevens van deelnemers kunnen alleen bekeken worden door een geselecteerd aantal bestuurs- en commissieleden van DressCode.

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden

DressCode verstrekt jouw persoonsgegevens alleen aan derden indien dat nodig is voor het realiseren van de verenigingsdoelen. DressCode zal de nodige maatregelen nemen om te verzekeren dat de doorgegevens persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Toestemming voor het plaatsen van beeldmateriaal

Met jouw lidmaatschap ga je er mee akkoord dat beeldmateriaal dat ontstaat tijdens evenementen en hieraan gerelateerde bijeenkomsten kan worden gepubliceerd (bijvoorbeeld op de website, social media). Mocht je je willen beroepen op je ‘portretrecht’ dan kan DressCode desgevraagd beeldmateriaal van haar online kanalen verwijderen.

Wat zijn jouw rechten?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar de secretaris van DressCode. Deze zal zo snel mogelijk op je verzoek reageren.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens

DressCode bewaart je persoonsgegevens voor de duur van je lidmaatschap. Na beëindiging van je lidmaatschap bewaren we nog je naam, contactgegevens en duur van je lidmaatschap om je ook na beëindiging nog te kunnen benaderen voor speciale activiteiten. Indien je niet wilt dat we je gegevens nog bewaren, dan kun te allen tijde een verzoek tot verwijdering sturen aan de secretaris van DressCode.

Veiligheid van je persoonsgegevens

DressCode neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan. De website van DressCode maakt gebruik van een betrouwbaar SSL-Certificaat om te borgen dat jouw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

Heb je het vermoeden van misbruik van jouw persoonlijke gegevens?

Wanneer iemand een vermoeden heeft dat er misbruik wordt gemaakt van persoonsgegevens binnen DressCode dient dit gemeld te worden bij de secretaris van het bestuur, zodat er waar nodig maatregelen getroffen kunnen worden. Misbruik van gegevens zal – afhankelijk van de ernst – aanleiding geven tot beëindigen van toegang tot de gegevens. Er zal daarnaast ook steeds worden onderzocht of dit misbruik voorkomen kan worden.

Vragen en klachten

Heb je vragen over de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens? Neem 
contact op met de secretaris van het bestuur van DressCode. Ook voor een klacht of melding kun je hier terecht. Van elke melding zullen we de nodige gegevens registreren. Daardoor kunnen we tijdens behandeling contact onderhouden met degene die contact met ons heeft opgenomen. 

Updates privacy beleid

DressCode behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Dit beleid zal echter nimmer in strijd zijn met de eisen zoals deze zijn gesteld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.

[Utrecht, 22-april-2020, versie 1]